28传真机的使用与管理河北秦皇岛刘晓涤一、传真机要有专人操作和管理。传真机虽不是稀有之物，但也不是顺手拈来的一般办公用品，价值昂贵。因此从心理上要倍加爱护，操作人员要按要求正确使用，减少因操作不当的人为损失，切不可让任何人上台操作，最好是专人操作和管理。二、传真机的使用要搞经济核算。发传真信件时，首先要考虑它的经济效益如何，不能只顾方便不计其余。如一封平信，买0．20元的邮票就行了，何必非要传真机代劳呢?电话、电报能办的事就不用传真机，这样从经济角度衡量，不仅节约传真机的使用费用，同时也廷长了传真机的使用寿命。三、通过传真机传递的信件有一定的法律严肃性9是行政、经济往来的备忘录，是事前、事后的依据和凭证，一旦发生矛盾或纠纷可为待查提供线索。因此在传真信件发出前要严格核实、审阅，履行登记手续，其中包括：发文时间、发文单位、经手人、接收单位、传真号码及简要的传真内容。如发生误差可根据记录查找问题。另外，签发人要承担一定的责任，对分剐以单位和个人名义发出的信件要分别对待，落款要写清。四、在传真机的使用管理中须注意保密。对党，政机关下发的正式文件不能任意传送，带有三级保密标志的文件更不能通过传真机传出，在企事业单位内部需保密的材料也应缜密审阅，如。领导未公开发表的讲话、重要会议记要、生产工艺、专利产品配方、拟实行的产品价格等都是保密的范畴。五、传真机不仅有发出信件的功能，同时也隶担接收信件的任务，因此也应建立接收信件的登记制度。其中包括：接收时问、发文单位、简要内容、送达单位和经手人，这些都要逐一写清楚，其中有需急办的信件要及时送达，并有接收人签字，如发生误差，可按登记记录分清责任，以免相互推诿扯皮。六、对传真机收、发的稿件才能随意丢放或销毁，应妥善保管，可按时问、内容分门剐美归纳整理，装订成册，视同正式文件存档入库以利工作备查。
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